外交和贸易部(DFAT)希望用单一，安全，集中的软件即服务(SaaS)DAMS代替其现有的数字资产管理系统(DAMS)，该DAMS可用于创建，共享和访问现有和将来的数字资产，例如图像，视频，音频，多媒体项目和文档。

该部门表示，当前的DAMS面临一些问题和局限性，因为它没有集中化，并且材料通常以非数字格式存储在部门的电子文档和记录管理系统中，或者存储在未经批准的系统中。

它补充说，其当前系统不满足信息，记录和隐私管理的要求，而且其当前的视听资料收集(无论是在数量上还是在相关的元数据上)都不完整。

在安全方面，DFAT说，当前的系统“没有良好的安全控制”，着重指出应该更广泛地使用被锁定的资料，并且当前的分散式系统使其难以实现这一目标。

同时，该部门在其招标文件(RFT)中概述了视听材料无法在其当前存储的工作区域之外访问的情况，而且其面向公众的收藏品非常有限。

DFAT表示，新的系统必须可供87个国家/地区的180多个位置的所有DFAT员工和投资组合机构(包括经批准的公共用户，例如非政府组织员工)使用。

DFAT在其新系统中正在寻找的其他要求包括：基于元数据并与DFAT网站集成的搜索功能;能够使存储在视听库中的所有文件都未分类;DFAT工作人员可访问所有通过Intranet内部和公共使用的内容;所有系统都可以轻松地归入子库;能够清楚地查看上传大小信息以及后续步骤的说明;并能够将文件上传到安全的存储容器中，该容器最多可用于存储或传输内容30天，然后再通过预先配置的工作流程将其提供给用户使用。

该文件说：“预计该系统将提供一个集中的，可访问的系统，该系统可提供安全性，结构和易用性。”

“它还将引入新功能来解决当前系统中出现的问题。基于云的系统将需要实施全面的元数据，实施基于角色的适当安全性，并且可以通过任何设备(移动设备)在全球范围内轻松访问和台式机)，跟踪材料(分析)的使用，具有高级搜索功能，与其他网站进行交互/交互以及满足最低WCAG 2.0 AA以及信息，记录和隐私管理的要求。”

DFAT表示，新系统也不能限制内容和文件大小，因为它指出当前系统没有任何可扩展的选项来“实现未来的增长”。